Cotizaciones
El módulo de cotizaciones te permite crear propuestas comerciales detalladas, enviarlas a clientes y hacer seguimiento de su estado hasta la aprobación. Cada cotización incluye líneas de ítems con productos del catálogo, descuentos, condiciones comerciales y una fecha de vigencia.
Las cotizaciones siguen un ciclo de vida claro: desde borrador hasta aprobada o rechazada, con registro automático de las fechas en que el cliente la recibió y la revisó.
Vista de lista
Al ingresar al módulo de Cotizaciones desde el menú lateral, verás una tabla con todas las cotizaciones de tu organización.
La tabla muestra las siguientes columnas:
| Columna | Descripción |
|---|---|
| Número | Número único de la cotización (formato COT-XXXX) |
| Título | Nombre descriptivo de la propuesta |
| Cliente | Contacto o empresa destinataria |
| Total | Monto total calculado con descuentos |
| Estado | Estado actual en el ciclo de vida |
| Propietario | Miembro del equipo responsable |
| Vigencia | Fecha hasta la que la cotización es válida (con alerta si está por vencer) |
| Fecha | Fecha de creación |
Las cotizaciones que están por vencer (en estado Enviada o Vista con menos de 7 días de vigencia) muestran un ícono de alerta junto a la fecha de vigencia.
Buscar cotizaciones
En la parte superior encontrarás un campo de búsqueda con el texto "Buscar por título o número...". Escribe el título de la propuesta o el número de cotización. Los resultados se actualizan automáticamente.
Filtrar cotizaciones
Utiliza el selector de estado en la barra de filtros para ver solo las cotizaciones en un estado específico:
| Estado | Descripción |
|---|---|
| Borrador | En preparación, no enviada al cliente |
| Enviada | Enviada al cliente, pendiente de respuesta |
| Vista | El cliente ha abierto la cotización |
| Aprobada | El cliente ha aprobado la propuesta |
| Rechazada | El cliente ha rechazado la propuesta |
| Expirada | La fecha de vigencia ha pasado sin respuesta |
| Convertida | Convertida en una orden (proceso pendiente de implementación) |
Selecciona Todos los estados para ver todas las cotizaciones sin filtro.
Crear una nueva cotización
- Haz clic en el botón Nueva cotización en la esquina superior derecha.
- Se abre un formulario de página completa organizado en dos columnas.
Información de la cotización (columna izquierda)
| Campo | Requerido | Descripción |
|---|---|---|
| Título | Sí | Nombre descriptivo de la propuesta (Ej: Cotización para proyecto web) |
| Válida hasta | No | Fecha de expiración de la cotización |
| Descripción | No | Detalle narrativo de la propuesta |
Ítems / Líneas de cotización
Agrega los productos o servicios que forman la propuesta:
- Haz clic en Agregar ítem en la sección de ítems.
- Busca y selecciona un producto del catálogo mediante el buscador integrado.
- Ajusta la cantidad, el precio unitario y el porcentaje de descuento por ítem si es necesario.
- El subtotal y el total se calculan automáticamente en tiempo real.
Puedes agregar tantos ítems como necesites. También es posible escribir una descripción de ítem libre sin vincularlo a un producto existente.
Descuento y condiciones
| Campo | Requerido | Descripción |
|---|---|---|
| Tipo de descuento | No | Sin descuento, Porcentaje o Monto fijo |
| Valor del descuento | Condicional | Número del porcentaje o monto según el tipo elegido |
| Términos y condiciones | No | Condiciones comerciales visibles para el cliente |
| Notas internas | No | Notas del equipo, no visibles para el cliente |
Cliente y negocio (columna derecha)
| Campo | Requerido | Descripción |
|---|---|---|
| Contacto | No | Persona destinataria de la cotización (buscador por nombre) |
| Empresa | No | Empresa destinataria (buscador por nombre) |
| Negocio asociado | No | Negocio del pipeline al que pertenece esta propuesta |
Propietario
| Campo | Requerido | Descripción |
|---|---|---|
| Propietario | No | Miembro del equipo responsable de la cotización |
- Haz clic en Crear en la barra superior para guardar.
Selección de productos
En la sección de ítems, usa el buscador integrado para encontrar productos del catálogo por nombre. El precio y la descripción del producto se completan automáticamente, aunque puedes modificarlos para esta cotización específica.
Vista de detalle de la cotización
Haz clic en cualquier fila de la tabla para abrir la ficha completa de la cotización.
Encabezado
En la parte superior verás:
- Título de la cotización
- Número de cotización en formato monospace
- Etiqueta de estado
- Botones Editar (solo en borrador) y Eliminar
Barra de acciones del ciclo de vida
Debajo del encabezado aparece una barra con las acciones disponibles según el estado actual de la cotización.
Líneas de cotización
Una tabla con todos los ítems de la propuesta, mostrando descripción, cantidad, precio unitario, descuento por ítem y subtotal de línea.
Totales
Una sección con el desglose financiero:
- Subtotal — suma de todas las líneas
- Descuento — monto descontado (si aplica)
- Total — monto final
Barra lateral — Detalles
Una columna derecha con información de contexto:
- Contacto — enlace directo a la ficha del contacto
- Empresa — enlace directo a la ficha de la empresa
- Negocio asociado — enlace directo al negocio
- Propietario
- Válida hasta
- Fecha de creación
Historial de la cotización
Una sección con el registro cronológico de eventos:
- Fecha en que fue enviada
- Fecha en que fue vista por el cliente
- Fecha en que fue aprobada
- Fecha en que fue rechazada (con el motivo indicado)
Ciclo de vida de la cotización
Las cotizaciones siguen este flujo de estados:
| Desde | Acción | Resultado |
|---|---|---|
| Borrador | Enviar | Enviada |
| Enviada / Vista | Aprobar | Aprobada |
| Enviada / Vista | Rechazar | Rechazada (requiere motivo) |
| Aprobada | Convertir en orden | Convertida (pendiente de implementación) |
Las acciones disponibles se muestran en la barra de acciones de la vista de detalle según el estado actual.
Estado "Vista"
El estado cambia automáticamente a Vista cuando el cliente hace clic en el enlace de la cotización enviada por correo electrónico, gracias al pixel de seguimiento.
Editar una cotización
Solo las cotizaciones en estado Borrador pueden editarse. Una vez enviada, la cotización queda bloqueada para mantener la integridad del documento enviado al cliente.
- Abre la vista de detalle de la cotización en estado Borrador.
- Haz clic en el botón Editar.
- Modifica los campos, ítems o condiciones necesarias.
- Haz clic en Guardar cambios.
Eliminar una cotización
- Abre la vista de detalle o ubica la cotización en la lista.
- Haz clic en Eliminar.
- Aparece un diálogo de confirmación.
- Haz clic en Eliminar para confirmar.
Restricción de eliminación
Las cotizaciones en estado Convertida no pueden eliminarse. El botón de eliminar estará deshabilitado para estas cotizaciones.