Importar y Exportar

Zelta Chat ofrece herramientas para importar y exportar datos de contactos y conversaciones, facilitando la migración desde otras plataformas, el respaldo de información y la integración con herramientas externas de análisis.

Importar contactos

Preparar el archivo CSV

Antes de importar, prepara un archivo CSV con la información de tus contactos. El formato esperado es:

Columna	Requerida	Descripción
name	Sí	Nombre completo del contacto
email	No	Dirección de correo electrónico
phone_number	No	Número de teléfono con código de país (+52...)
company	No	Nombre de la empresa
city	No	Ciudad del contacto
country	No	País del contacto

Consejo

Incluye al menos el nombre y un dato de contacto (correo o teléfono) para que cada registro sea útil. Los contactos sin datos de contacto no podrán ser alcanzados por campañas ni asociados a conversaciones.

Proceso de importación

1. Ve a Contactos en el menú lateral.
2. Haz clic en Importar en la esquina superior derecha.
3. Selecciona o arrastra tu archivo CSV.
4. Revisa el mapeo de columnas: Zelta Chat intentará asociar automáticamente las columnas de tu archivo con los campos del sistema. Ajusta manualmente si es necesario.
5. Haz clic en Importar contactos.
6. Recibirás una notificación cuando la importación finalice.

Manejo de duplicados

Durante la importación, el sistema detecta contactos duplicados basándose en el correo electrónico o número de teléfono:

• Duplicados encontrados: Se actualiza la información existente con los nuevos datos.
• Contactos nuevos: Se crean como registros nuevos.

Nota

La importación se procesa en segundo plano. Para archivos grandes (miles de contactos), el proceso puede tardar varios minutos.

Importar desde otra herramienta de soporte Nuevo

Además de la importación de contactos por CSV, puedes traer tu historial desde otra herramienta de soporte: Intercom o Freshdesk, con sus contactos y sus conversaciones.

Disponibilidad

Esta función no viene activada: la habilitamos nosotros a solicitud. Escríbele a soporte y la encendemos en tu cuenta antes de empezar la importación.

Iniciar una importación

1. Ve a Configuración → Datos.
2. Haz clic en Importar.
3. Elige la fuente: Intercom o Freshdesk.
4. Ponle un nombre a la importación, para reconocerla después.
5. Introduce las credenciales de la herramienta de origen:
   • Intercom: la clave de acceso. Zelta Chat la valida antes de continuar.
   • Freshdesk: la clave de API y tu dominio (por ejemplo acme.freshdesk.com).
6. Marca qué datos importar. Las opciones dependen de la fuente: con Intercom son Contactos y Conversaciones.
7. Haz clic en Importar.

Seguimiento de la importación

La importación corre en segundo plano, así que puedes cerrar la pantalla y volver más tarde. La sección Importaciones recientes muestra cada importación con su tipo, estado, cantidad importada y fecha, y el detalle de cada una incluye:

• Progreso en vivo, con el total importado y quién la inició.
• Errores registrados, con su código, el objeto de origen y el mensaje.
• Registros omitidos, descargables en CSV para revisar qué no entró y por qué.

Una importación que se queda atascada se reintenta automáticamente. También puedes reintentarla o abandonarla desde la lista.

Nota

Solo se ejecuta una importación a la vez por cuenta. Si ya hay una en curso, espera a que termine antes de iniciar otra.

Consejo

Empieza importando solo los contactos para validar que los datos llegan como esperas, y lanza después la importación de conversaciones y mensajes, que es la más larga.

Exportar contactos

Para obtener una copia de tus contactos:

1. Ve a Contactos.
2. Aplica los filtros que desees (opcional) para exportar un subconjunto específico.
3. Haz clic en Exportar.
4. Selecciona el formato CSV.
5. El archivo se descargará con todos los campos disponibles de cada contacto.

El archivo exportado incluye:

• Datos básicos (nombre, correo, teléfono).
• Atributos personalizados.
• Etiquetas asignadas.
• Fecha de creación y última actividad.

Exportar conversaciones

Las conversaciones se pueden exportar para análisis externo o respaldo:

1. Ve a Reportes y selecciona el tipo de reporte deseado.
2. Configura el rango de fechas.
3. Haz clic en Descargar CSV.

El archivo incluye:

• ID de la conversación.
• Canal de origen.
• Agente asignado.
• Estado y fechas de creación y resolución.
• Métricas de la conversación (tiempos de respuesta, número de mensajes).

Resumen CSV de conversaciones Nuevo

Además del CSV detallado desde reportes, ahora puedes exportar un resumen consolidado de conversaciones que incluye las métricas clave en un formato compacto, ideal para análisis ejecutivos o compartir con equipos de gestión.

Nota

Para reportes con grandes volúmenes de datos, la exportación se procesa en segundo plano. Recibirás una notificación cuando el archivo esté listo para descargar.

Formato de datos

CSV de importación

• Codificación: UTF-8 (para soportar caracteres especiales y acentos).
• Separador: Coma (,).
• Primera fila: Encabezados de columna.
• Tamaño máximo: Consulta los límites de tu plan.

CSV de exportación

Los archivos exportados siguen el mismo formato UTF-8 con coma como separador, compatible con cualquier aplicación de hojas de cálculo.

Precaución

Antes de importar un archivo grande, prueba con un archivo pequeño (10-20 contactos) para verificar que el mapeo de columnas es correcto y los datos se importan como esperas.

Exportaciones programadas

Si necesitas exportaciones regulares de datos:

• Usa la API de Zelta Chat para automatizar la extracción de datos en los intervalos que necesites.
• Consulta la para los endpoints de contactos y conversaciones.

Buenas prácticas

• Limpia tus datos antes de importar: Elimina duplicados y corrige errores en tu archivo CSV antes de cargarlo.
• Usa los filtros al exportar: Exporta solo los datos que necesitas en lugar de la base completa.
• Respalda periódicamente: Programa exportaciones regulares para mantener copias de seguridad actualizadas.
• Verifica el mapeo: Siempre revisa la vista previa del mapeo de columnas antes de confirmar una importación.